Командировочные документы: какие нужны и как оформляются

Сотрудники компаний отнюдь не всегда выполняют свои должностные обязанности за рабочим компьютером в офисе.

Периодически руководство отправляет сотрудников в командировки. На время путешествия за сотрудником сохраняется рабочее место и заработная плата, а  также ему компенсируются расходы, которые связаны с поездкой.

Что такое командировка

Трудовой кодекс РФ определяет командировку как направление сотрудника в иной населенный пункт по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения. Трудовые отношения между руководством и подчиненным по поводу временного выполнения обязанностей вне рабочего места работником регулируются 24 главой ТК РФ. Статьями 166-168 освещены такие аспекты:

• понятие командировки;
• гарантии трудящемуся на время отсутствия;
• компенсация расходов в течение служебного путешествия.

Цель путешествия указывается в служебном задании. На основании этого документа предприятие издает указ о направлении подчиненного в поездку. Задания руководства могут быть общими или профильными.

Например:

Разновидности командировок

В зависимости от удаленности командировки бывают:

• Местными (в том же населенном пункте, где расположен офис компании);
• Региональными (в определенную область или регион);
• Зарубежными (если сотруднику предстоит путешествие за пределы страны).

По составу сотрудников командировки бывают:

• Одиночные;
• Групповые.

Если путешествие было запланировано, командировку принято считать плановой, если возникла срочная необходимость, — внеплановая.

Исходя из сроков путешествия командировки бывают:

• Краткосрочными (от одного до нескольких дней);
• Длительными.

Что проверяет трудовая инспекция — как подготовиться к визиту

Длительность командировки

Продолжительность служебного путешествия зависит от специфики деятельности компании и сложности выполняемого сотрудником поручения. Ранее в нормативной базе было закреплено, что максимальная продолжительность командировки не должна быть больше 40 (сорока) дней, для работников строительных организаций — до 12 месяцев. Сегодня максимальный срок, на который допустимо оформление командировочных, нормативно не закреплен.

Если командировка или дорога в пункт назначения попадает на праздники или выходные дни, сотруднику полагается двойная оплата за эти дни либо предоставление дополнительного отдыха за каждый выходной день.

Интересно! Существует ряд профессий, которые дают отличную возможность путешествовать за счет работодателя: аудитор, медицинский агент, эколог, журналист, спортсмен, переводчик-синхронист.

Кого могут направить в командировку

Если отношения между работодателем и подчиненным не закреплены в трудовом договоре,  отсутствие работника на рабочем месте или выполнение заданий вне предприятия не может считаться командировкой.

Нормативными документами закреплено, что в командировку не могут быть отправлены:

• Несовершеннолетние лица (см. Права несовершеннолетних работников);
• Беременные женщины;
• Кандидаты, которые участвуют в выборах;
• Новые сотрудники, отношения с которыми закреплены ученическим договором (исключение – если сотрудника отправляют на обучение);
• Лица, планирующие путешествия в связи с заболеванием.

Также существуют сотрудники, которых можно направлять в путешествие по служебному поручению только при имеющемся письменном подтверждении:

• Женщины, воспитывающие детей в возрасте до трех лет;
• Подчиненные, у которых есть ребенок до 5 лет и они воспитывают его без супруга;
• Опекуны детей до 18 лет;
• Если в семье работника есть тяжело больной родственник или инвалид, которому требуется специальный уход.

Подчиненный не может отказаться от командировки без наличия уважительных причин. Невыполнение поручения может считаться дисциплинарным проступком и карается замечанием, выговором или увольнением (см. Материальные и дисциплинарные взыскания с недобросовестных работников).

Гарантии работодателя

Перед тем, как оформить командировочные документы, сотрудник может ознакомиться с гарантиями, которые ему обязан предоставить работодатель:

1. За ним сохраняется рабочее место и занимаемая должность на время отсутствия.
2. Ему выплачивается средний заработок за все рабочие дни исходя из графика работы.
3. Сотруднику компенсируют заработок в двойном размере, если пребывание сотрудника в командировке попадает на выходные дни.
4. Также компания возмещает расходы, которые возникли в процессе поездки.

Если подчиненный по поручению руководства покидает пределы страны, ему также компенсируют дополнительные расходы:

5. На оформление заграничного паспорта, медицинского страхового полиса, визы;
6. На оплаты обязательных консульских и сервисных сборов и пр.

Интересно! Если предстоит путешествие за пределы страны, стоит ознакомиться с дресс-кодом, принятыми нормами делового общения в другом государстве. Помимо визы стоит изучить, нужно ли делать прививки перед посещением этой страны.

Как оформляются командировочные документы

Перед тем, как оформить командировочные, сотрудник должен предоставить работодателю согласие (или отказ) на поездку в письменной форме.

Оформление командировочных

Деловая поездка по поручению руководства должна быть документально заверена. Оформление командировочных документов и прочие аспекты трудовых отношений регулируются следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Постановление от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
• Постановление 02.10.2002 № 729 (ред. от 07.03.2016) «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации;
• Постановление от 26.12.2005 № 812 (с изм. и доп., вступ. в силу с 11.01.2017) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных» для сотрудников, направленных за пределы страны;
• Приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н (ред. от 10.04.2015) «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников»;
• Нормативные акты предприятия.

Необходимые командировочные документы

В Постановлении №749 обозначено, что путешествие по поручение руководителя может быть признано командировкой только при наличии:

• Соответствующего распоряжения о направлении сотрудника в командировку:
• Командировочного удостоверения;
• Служебного задания;
• Отчета о проведенной работе за пределами места постоянной работы;
• Журнала учета, где внесены данные о сотрудниках в командировке;
• Авансового отчета.

Однако нововведения, которые вступили в силу с 2017 года, коснулись вопроса, как оформляются командировочные документы. Трудовым законодательством обозначены обязательные документы:

• Приказ, где обозначена цель поездки и место, в которое направляется сотрудник;
• Путевой лист, если будет использоваться автомобиль;
• Служебная записка при использовании личного или служебного транспорта;
• Авансовый отчет о расходах (см. Аванс).

Как правильно оформить командировочное удостоверение

Обновления в законодательстве позволяют сотруднику отправиться в служебное путешествие без командировочного удостоверения. Сегодня их применяют только в тех организациях, где локальными постановлениями и актами предусмотрено их использование. Форма удостоверения, а также положения, как правильно оформить командировочное удостоверение, должны быть утверждены приказом в составе учетной политики. Возможно использование единой формы № Т-10, если это подтверждено работодателем.

Правомерный порядок оформления перевода работника на другую должность
Интересный факт! Расходы сотрудника, подлежащие компенсации, в английском языке обозначаются термином pay per diem — дословно — платить каждый день.

Как оформить командировочные поэтапно

1. Необходимо выпустить приказ о командировке.
2. Следует оплатить командировку. Компенсации полагаются: суточные, расходы на жилье и проезд, зарплата.
3. Требуется заполнить табель учета рабочего времени.
4. Также нужно потребовать от сотрудника авансовый отчет.